Teknik Persidangan

A. PENGANTAR

Persidangan merupakan suatu kegiatan yang selalu ada dalam setiap organisasi.

Sebelum kita membahas tentang persidangan terlebih dahulu kita harus fahami beberapa istilah yang terkadang membuat rancu definisi atau makna dari persidangan diantaranya diskusi, dialog, rapat, seminar, simposium, lokakarya.

Diskusi atau dialog adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara bersama sama guna memecahkan suatu permasalahan dengan jalan saling “ adu” argumentasi dalam memberikan saran, usulan, dan atau solusi terhadap permasalahan yang dihadapi. Dalam memberikan setiap argumentasi yang harus dikedepankan adalah kebenaran dan obyektifitas serta dilakukan dengan cara yang sopan, arif dan bijaksana.

Rapat adalah suatu pertemuan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau kepanitiaan dalam rangka membahas agenda yang telah ditetapkan.

Seminar atau simposium adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk membahas suatu topik, dengan mendatangkan pemateri yang relevan dengan topik yang sedang dibahas.

Lokakarya adalah suatu pertemuan yang dilakukan oleh suatu organisasi dengan tujuan untuk merumuskan program kerja yang harus dilakukan.

B. PERSIDANGAN

Persidangan adalah suatu forum yang bertujuan untuk menghasilkan keputusan- keputusan dan ketetapan – ketetapan tentang berbagai hal sesuai dengan agenda yang telah ditetapkan.

Perbedaan pokok antara persidangan dengan forum-forum lain seperti tersebut di atas adalah terletak pada out put yang dihasilkan. Kalau dalam diskusi, dialog, rapat, seminar, simposium, lokakarya dll out put yang dihasilkan hanya berupa kesimpulan. Tetapi kalau dalam persidangan out put yang dihasilkan adalah keputusan dan ketetapan yang sifatnya mengikat dan harus dipertanggungjawabkan secara konstitusi atau hukum.

C. HAKEKAT TEKNIK DALAM PERSIDANGAN

Teknik adalah cara bersidang yang sesuai kontitusi atau aturan. Tujuan memahami teknik dalam bersidang adalah tercapainya keputusan bersama dengan cara yang nikmat dan sah, serta memiliki kekuatan hukum yang lebih untuk dipertahankan dikemudian hari.

D. MENGAPA SIDANG BUTUH ETIKA KHUSUS??

1. Menekan kemunculan pendapat yang bersifat subyektif

2. Menghindari timbulnya masalah baru

3. Menjaga agar proses persidangan tetap pada garis penyelesaian masalah, bukan adu argument

4. melahirkan keputusanyang dapat dipertanggungjawabkan semua peserta siding

5. Demi kenyamanan bersidang

Jadi hakekat Etika Adlah mencakup tata cara berinteraksi yang sopan, serta menjalankan teknik persidangan.

E. ARTI STRATEGIS DAN NILAI DARI PERSIDANGAN

1. Sebagai alat Pemecah Masalah

2. Sebagai Pemersatu dalam dinamika Pemikiran

3. Ciri khas Masyarakat Intelektual

F. JENIS – JENIS PERSIDANGAN

1. Sidang Pleno, merupakan sidang yang diikuti seluruh peserta sidang.

2. Sidang Komisi, merupakan sidang yang hanya diikuti oleh peserta sidang komisi yang ditentukan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Peserta sidang komisi diambilkan dari peserta sidang pleno sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Hasil dari sidang komisi selanjutnya dibawa ke sidang pleno untuk dibahas dan atau ditetapkan.

3. Sidang Sub Komisi, merupakan sidang yang hanya diikuti oleh peserta sidang sub komisi. Peserta sidang sub komisi diambilkan dari peserta sidang komisi yang terkait sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Hasil dari sidang sub komisi selanjutnya dibawa ke sidang komisi dan atau pleno untuk dibahas dan atau ditetapkan.

G. KOMPONEN –KOMPONEN YANG HARUS ADA DALAM PERSIDANGAN

1. Pimpinan Sidang adalah orang yang dipilih oleh peserta sidang untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang. Jika pimpinan sidang lebih dari satu orang, maka istilah yang dipakai adalah Presidium Sidang.
2. Peserta Sidang adalah seluruh orang yang secara syah menjadi peserta persidangan berdasarkan aturan atau tata tertib yang berlaku. Peserta sidang terdiri dari dua macam, yaitu peserta penuh dan peserta peninjau. Peserta penuh adalah peserta yang mempunyai hak bicara dan hak suara, sedangkan peserta peninjau hanya mempunyai hak bicara.
3. Palu Sidang adalah palu yang dipakai dalam persidangan untuk “mengetuk” setiap keputusan dan ketetapan yang telah disepakati.
4. Draf Materi Sidang merupakan kumpulan materi yang akan dibahas dalam persidangan.
5. Ketetapan atau Konsideran merupakan bukti secara tertulis dari berbagai ketetapan yang telah dihasilkan.
6. Quorum adalah merupakan syarat sebelum persidangan dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah atau batas minimal peserta sidang yang dapat dinyatakan bahwa keputusan hasil sidang sah.

H. MEKANISME PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Tujuan persidangan adalah untuk menyelesaikan masalah yang sudah ada, dalam pengambilan keputusan dalam persidangan ada beberapa tahapan atau tingkatan.

1. Musyawarah Mufakat

Merupakan metode awal dalam pengambilan keputusan

2. Loobying

Adalah muysawarah antara dua pihak yang bersengketa dalam suatu persidangan. Langkah ini diambil atau digunakan ketika musyawarah tidak mencapai kemufakatan.

3. Voting

Jika loobying tidak menemukan solusi atau jawaban permasalahan, maka selanjutnya pengambilan suara terbanyak (voting) dari jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tersebut.

F. MEKANISME MENGEMUKAKAN PENDAPAT

Dalam suatu pembahasan pada persidangan, biasanya ada waktu khusus yang dialokasikan pimpinan sidang kepada audiens untuk mengemukakan pendapat sehubungan dengan pembahasan yang sedang berlangsung. Pada saat ini adalah hak pimpinan sidang untuk mempersilahkan atau menentukan siapa audiens yang yang mengajukan pertanyaan atau pendapat dan lain sebagainya.

Tetapi ketika pembahasan sedang berlangsung, peserta sidangpun diperbolehkan menyela untuk mengemukakan pendapat, usulan, atau keberatan. Tentunya, dengan aturan yang berlaku. Dalam dunia persidangan dikenal istilah Interupsi. Kata ini berasal dari bahasa inggris Iteruption, yang berati gangguan, berhentinya, atau penyelahan (sela,menyela)

Aturan ini tentunya dengan tingkatan dan fungsi yang berbeda. Kadang kala dalam suatu persidangan muncul selaan tetapi ternyata berbeda dengan makna yang dikandung oleh istilah tersebut.

Secara terminologi interupsi berarti menyela. Kata interupsi hanya dipakai jika peserta sidang ingin menyampaikan perintah, pendapat, solusi, informasi dll pada saat sedang terjadi sebuah perdebatan atau diskusi di dalam persidangan.

Macam –Macam Interupsi

1. Interupsi point of Previlage, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin minta ijin kepada pimpinan sidang untuk melakukan hal –hal yang sifatnya pribadi. Misalnya ijin keluar.
2. Interupsi point of Information, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan informasi
3. Interupsi point of Order, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan perintah kepada pimpinan sidang dan atau peserta sidang.
4. Interupsi point of Justification, merupakan interupsi yang digunakan untuk menguatkan pendapat sebelumnya.
5. Interupsi point of Clarification, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan klarifikasi atau pelurusan terhadap suatu pendapat atau informasi.
6. Interupsi point of Solution, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan atau menawarkan suatu solusi.
7. Interuption Point of Repetition

Meminta kepada pimpinan sidang untuk mengulang pembicaraan atau sesuatu yang dibaca bagi pimpinan sidang. Hal yang diulang adalah point terakhir yang disampaikan.

8. Interuption Point of Question

Question: pertanyaan, bertanya

Kepentingan yang ingin diajukan adalah ingin mengajukan pertanyaan-pertanyaan

G. FUNGSI DAN MAKNA PALU SIDANG

Didalam suatu persidangan resmi, palu sidang mempunyai otoritas tinggi, dalam artian bahwa harga, kekuatan hukum, legitimasi, wibawa dan roda persidangan terletak pada benda yang bernama Palu tersebut (palu sidang).

Suatu gambaran kekuatan palu sidang: Ketika persidangan di break kemudian ketika habis waktu break, berarti sidang akan dibuka. Bagaimana jadinya persidangan, ketika saat itu palu sidang tersebut hilang (dengan sengaja atau tidak). Secara yuridis formal, persidangan tersebut tidak bisa dilanjutkan. Harus dicari tentunya. Untuk itu pimpinan sidang, selain bertugas memimpin jalannya persidangan minimal juga menjaga ‚“keselamatan“ palu sidang.

H. TEKNIK PENGGUNAAN PALU SIDANG

1. Ketukan 3 X dipakai untuk :

· Membuka sidang

· Menutup sidang

· Menetapkan suatu ketetapan atau konsideran

2. Ketukan 2 X dipakai untuk :

· Memindahkan palu sidang

· Menerima palu sidang

· Menetapakan pending atau break, jika menggunakan perkalian 2. contoh break 2 x 5 menit.

3. Ketukan 1 X dipakai untuk :

· Keputusan tiap point

· Menetapkan pending atau break, jika menggunakan perkalian 1. contoh break 1 X 5 menit.

4. Ketukan tak beraturan, dipakai untuk memperingatkan peserta sidang jika peserta sedang gaduh atau ramai.

I. MAKNA KETUKAN

Palu sidang dalam suatu persidangan layaknya titah raja tempoe doeloe. Tidak bisa dibantah, dicabut, digugat ataupun dilanggar,melainkan harus dijalankan. Sehingga didalam suatu persidangan benar-benar membutuhkan pertimbangan, analisa dan kajian mendalam sebelum palu tersebut ,”berbunyi” untuk mencegah agar selama persidangan tidak ada proses pencabutan palu sidang yang telah di ketuk seenaknya. Setidaknya demikian keharusannya.

· Pending adlah menghentikan siding sejenak dikarenakan terdapat kendala teknis atau principle. Contoh; makan. Sholat, kebakaran,dll

· Skorsing adalah menghentikan siding sejenak unruk melakukan lobiying dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antar peserta siding yg bersetru.

Pencerahan merupakan upaya seorang peserta siding untuk meluruskan kesalahpahaman yg terjadi antara peserta sidang.